单据文档软件机器人：货代行业革命者？

Drewry Shipping Consultants的研究估计，集装箱运输公司在全球部署了约5,100艘集装箱船，并提供了约400个定期班轮服务，其中大多数每周航行。它们运载着约60％的国际海运货物，在全球产生了约1,660亿美元的运输收入，以及12.6亿美元的货运发票。

正如Billentis报告中所强调的，在全球范围内发出的所有发票箱单文件，令人瞠目结舌的是，90％仍由人工处理！

手动数据输入的成本

公司不能忽视手动数据处理的繁琐和单调。一方面，无聊而沮丧的工人不是快乐的工人，而不快乐的工人则没有生产力。实际上，根据牛津大学赛德商学院（Saïd Business School）于2019年10月发布的为期六个月的幸福与生产力研究，幸福工人的生产率比不满意的工人高13％。

该研究的合著者De Neve教授指出：“员工在工作中的幸福感还有很大的提高空间。提高员工幸福感也符合其雇主的利益。”

去年从Monday.com进行的另一项研究发现，63％的员工感到重复的任务，例数据输入，“令人恐惧”。

当员工对工作感到无聊，疲倦，沮丧或感到烦躁时，就会犯错–数据输入错误会造成巨大的损失。

电子邮件还是运输和货运行业中数据交换的普遍形式，对货运代理公司进行的研究表明，由数据录入专业人员提取发票附件至少需要10分钟，而对于较大的文档则最多需要60分钟。

算一下几笔钱，假如您每小时向文员支付20美元，以每小时最多处理6个文档，那么您收到的每个文档至少要花费3.33美元。

乘以Drewry估计的 12.6亿张单据的90％，即11.3亿张，我们看到该行业每年仅用于处理数据的费用就达37.7亿美元。

是时候改变游戏规则了

依靠人力手动数据输入和提取是一个冒险，昂贵且劳心劳力的游戏。

除高昂的工资成本外，还有客户满意度的成本。手动处理会导致周转时间变慢和错误率高，从而给客户带来延迟。综合起来，Drewry估计，由于自动化程度低和缺乏信任而导致的流程效率低下，每年给货运业造成的损失为344亿美元。

尽管这个数字考虑了整个发票单据处理的周期，由于未能实现自动化（例如数据输入和提取），至少数十亿美元的利润静悄悄地溜走。

值得庆幸的是，现在有了更好的方式-人工智能支持的文档处理自动化。

AI驱动的文档自动化软件

您可能已经在使用某些技术，例如光学字符识别（OCR），从发票和其他业务单据中提取数据。但是OCR有一些严重的局限性。OCR可以识别基于图像的文档中的文本，例如PDF或扫描的发票。问题在于，仅OCR解决方案仅在处理大批量或者标准文档时才真正有用。原因是对于货运代理收到的每张单据，都需要对相关技术在单据上的位置进行教导，以便提取。这是通过构建发票模板和设置规则来完成的。

问题就在这里--货运代理会从数十个，甚至数百个不同的公司那里收到数千张不同的发票或者其他单据，而且没有两个发票的结构相同，也不一定使用相同的描述（例如“总计”，“应付金额”和“付款”均指同一件事）。

因此，对于每种新类型的发票，都必须构建并维护带有新规则的新模板，而这是一个不断进行的过程，另一方面，基于AI的数据提取不需要任何规则，模板和人工干预，即可从一个文档中提取数据并将其推送到您的ERP或TMS中。因此，当今市场上最好的解决方案是利用机器学习（ML）自动执行整个任务。

机器学习文档处理自动化工具接受了数百万张发票的培训，以学习它们包含的所有不同模式，结构和术语。这样，当货运代理将解决方案插入其系统时，该技术已经了解了文本的含义。

换句话说，机器学习为发票数据捕获带来了真正的上下文理解，即智能化（Intelligent）。

对于初学者来说，由ML支持的解决方案可以自动进行数据识别提取和输入，从而大大减少了处理发票所需的时间。而且由于节省时间，也节省了金钱。我们知道，文档处理自动化可以将手动数据输入成本降低80％以上-从每个文档3.33美元降低到0.60美元。

这样的解决方案不仅可以更快地处理文档，而且还可以以极高的准确性进行处理-实际上可以达到99％的准确性。

令人开心的是，机器不会感到无聊，疲倦或粗心，它们“快乐”地昼夜不停地执行相同的，重复的任务，而不会休息和犯错误，也不请假和抱怨。

工程师们，技术准备好了吗？

答案是Yes， 由于RPA软件机器人技术已经趋向成熟，AI人工智能快速发展，ML机器学习和OCR光学字符识别都开始商用化，他们像像一个真正的人-数字员工，有条不紊相互协作一共工作，OCR是人的眼睛，识别各类字符，RPA是人的手脚，把各类文字数据搬入所需要的系统或者文件，NLP自然语义解析，ML和AI就像人类的大脑，记住以前认识过的文字数据，保证学习过的知识不会忘记。

国内Startup玩家

在国内，上海某初创企业，专注于国际货代航运存储运输的文档数据自动化方案，推出的DocuAI 小道智能机器人，已经商业运行超过两年，DocuAI 已经学习数千种文档格式，已经达到初中水平，DocuAI 处理一张发票箱单提单文档基本在30秒以内完成，数据样本足够培训后，准确率达到99%，效率相对人类提高50-70%。目前DocuAI 小道智能已经获得两家千亿级客户，三家百亿级客户，更多家十亿级客户欢心，正准备展翅杨帆大展宏图。

结尾

员工都渴望展示自己的价值。根据Monday.com调查，有70％的人欢迎实施文档处理自动化工具来处理数据输入。这将使他们的工作更快乐，并使他们腾出精力专注于更有价值的任务。

职能自动化方案只需几分钟即可处理数百张发票，每个文档成本只需几美分。

简而言之，基于AI的自动化方案节省时间，节省资金，减少错误并提高员工满意度（从而提高生产率和保留率），并建立与服务更好的客户的牢固关系。

（完）

（部分内容来自shippamax,特表感谢）