物流货代人工单据输入真实成本

物流是个大概念，包括货代，仓储，运输，航运，报关，由于货主，货代，船公司或者航空公司，海关，集运，第三方物流仓库无法理想化全部EDI，甚至同一家公司内部也由于不断购并整合等原因，留下很多的不同系统Legacy，所以在这条供应链中，不可避免仍然存在非常多的手工录入，有人估计，全球仅仅货代领域就有超过500万单据处理人员，加上物流整个链条，应该超过千万单据处理员工，这些单据人工处理成本，其实除了工资，还有很多隐形成本或者其他复杂因素，希望和大家一起来探讨。

手动数据捕获（Manual Data Capture）

手动数据捕获可理解为人力将数据从非结构化系统传输到结构化系统。设计从一个地方到另一个地方手动读取，理解，键入和检查数据的全部工作。涉及到时间，耐力和意志力，而且，人是不可避免会犯错的。

2019年，全球5500亿张发票中只有550亿张是无纸化的。其余的90％至少需要一定程度的手动处理。

典型的手动数据输入过程是什么样的？请参看下图：

详细过程：

l  接收文件：原始材料以电子邮件或纸质形式传达，进行手动处理。

l  理解含义：需要阅读，分类和理解文档的内容。

l  准备数据输入：重要数据需要存储在CargoWise或某些其他FMS系统中。根据数据和历史记录的不同，可能需要将其放入新记录或将其添加到现有记录中。

l  输入数据：需要将相关凭证数据准确地输入到系统中。

l  检查准确性：需要检查数据，以确保没有遗漏，输入错误或错误理解内容。

所有这些步骤都涉及一些手动工作。大型企业需要处理大量文档，而且都是重复简单的手动任务（仅货运代理行业在2017年就处理了12.6亿张发票箱单合同提单）。

手动工作就意味着大量成本，各式各样的成本。

此外，上述步骤中任何失败（例如，不充分的准确性检查）都意味着整个过程失败。错误的数据会导致错误的决策，这些成本将远远高于手动处理的时间成本。

为什么手动数据输入如此昂贵？

除非您的员工是基于手动输入数据而雇用的，否则他们可能为您完成更高价值的任务。如下所述，与这项工作相关的成本很高。

手动数据输入的直接费用

手动数据输入最明显的成本是您的员工所花费的时间。这段时间的每一分钟都是您的费用。

量化直接成本取决于要处理的文档数量，这些文档的复杂性以及员工可以达到的每分钟击键次数（KPM）。您手动处理的文件越多，对企业的直接成本就越高。

基于专业数据输入团队进行的真实测试，我们发现如果手动处理每个文档（通常以电子邮件附件形式接收），则至少需要10到15分钟的时间（对于较大的文档，则可能需要60分钟），这些工作包括数据输入员打开附件时，在TMS或ERP中找到相关记录，并手动键入更新。

根据我们的计算，如果您每人每小时支付20美元，并且每个人平均需要10分钟来处理每份文档，则收到的每份文档将花费您3.33美元。将其乘以您每月手动处理的文档数量，您将很快发现以手动数据处理直接成本。

手动数据输入的间接费用

可能每个文档不会需要键入所有文档字符，但也应注意，这并不意味着每个文档都会很快完成。相反，您员工的KPM会比正常打字任务的KPM低得多。

输入数据的工作人员在阅读和传输信息时将在每个字段之间至少暂停一下。如果遇到混乱或矛盾的数据，他们的进度可能会大大减慢，并且在恢复正常服务之前可能需要解决一些问题。

在某些情况下，手动输入过程可能会完全停止，因为文档的内容需要由另一个部门检查。如果文档需要在组织外部（例如，转交给银行或其他供应商）进行处理，则处理时间可能从几分钟跃升至几天甚至更长。

人工数据输入并不是一项持续有效的工作。您的员工需要休息一下，随着注意力的减弱，他们更有可能犯错。

人为错误也必须视为间接成本。全球分析公司IDC的一份报告估计，人为错误报告的成本使美国和英国的企业每年每名员工损失315英镑，或每个经济体损失180亿美元。

如果将错误的成本考虑到数据输入速度和直接成本中，则手动文档处理的成本将继续上升。

人为错误也导致手动处理的发票有12.5％需要某种返工。

手动数据输入的隐藏成本

到目前为止，我们注意力都放在执行手动数据输入所需的时间和精力上。尽管这样做的成本很高，但它们并不是您的企业依靠手动流程来处理文档所产生的唯一成本。

手动数据输入缓慢或不正确会导致很多负面的连锁反应，例如：

Ø  滞纳金

Ø  客户体验不佳，客户关系紧张

Ø  现金流量问题

Ø  员工效率低下

Ø  供应商关系差

Ø  降低业务增长潜力

Ø  员工满意度低，导致员工流动

Ø  新员工招聘，培训费用高

此类成本是所有成本中最难量化的，其影响通常是通过对声誉的长期影响而感受到的。这会影响为您工作的员工以及与您打交道的客户和供应商。

总结

我们认为手动数据输入有一些主要缺点。它使您负担了直接，间接和隐性成本，从而导致负面的财务影响以及客户和员工满意度下降。但是，目前90％的数据输入仍然是手动进行的，因此对于您的业务来说，由于DocuAI RPA软件机器人，AI 人工智能，OCR识别，NLP和ML机器学习技术的快速发展，目前是有解决方案的。