该如何降本？5Why分析法

作为采购，你的工作职责简单来说就两部分，第一是降低成本，第二是控制风险。不同的岗位只是对二者的比例要求不同。

但是大部分企业还是将降低成本放在第一位。但是面对纷繁的业务，采购很是有一种“有心杀敌，无力回天”的感觉。这时候，掌握一种行之有效的分析工具，会让您的降本工作如虎添翼。

今天我们就来了解一下这个采购降本利器－－5Why分析法。

5why分析法，就是对一个存在于表面的问题连续发问，理论上5次之内就可以找到其根本原因。

5why分析法的关键所在：通过多次反复的提问，人为创造避开主观的假设和逻辑陷阱的机会。以结果为导向，沿着因果关系链条，顺藤摸瓜，直至找出原有问题的根本原因。

这样说太过于抽象，现在以一个实际发生的案例，简单阐述一下5Why分析法在采购降本中的具体运用。

01

COPIS模型流程

L公司为世界500强的跨国大集团，在中国国内设立有20个分公司以及近200个市场推广网点。

为了扩大市场影响力，树立公司形象。其销售每年会为目标顾客赠送大量的礼品，采购部需要协助市场营销部每个季度采购一次相关礼品，年采购额度预计在USD 2.4M.集团给采购部年度降本目标至少为采购额度的10% ( USD 240K)。

那么我们又该如何使用5Why分析法来进行降本呢？

使用COPIS模型以顾客（即市场营销部）的角度来梳理这个项目的流程：

C：Customer---顾客

O: Output---成果

P：Process---流程

I: Input---投入

S：Supplier---供应商

每个季度，市场营销部根据目标顾客的需求和当季活动的市场定位，收集并确认本季度所需的礼品清单。

采购部对这份礼品清单进行评估和筛选，经过初步的市场调研，剔除不适合的礼品，确认最终的礼品清单。

基于这份礼品清单，通过RFQ招标，确认中标的供应商以及他们提供的礼品明细。

中标供应商根据市场营销部门的送货要求，安排发货，这样的流程每年进行四次。更加直观的表现可以参考下图：

（▲COPIS模型图）

02

表格分析

填写5Why分析法表格，确认影响降本的关键因素以及解决方案。

（▲5why分析法表格）

对降本的关键因素进行定量分析，以验证上述表格分析的结论是否准确，为解决方案的具体实施奠定基础。

上述的5个解决方案如果想要实施，都要建立在降低礼品采购次数，减少礼品采购种类，增加礼品采购数量，从而增加供应商利润的基础之上。

但是这样的规模采购，对降本又有多大的影响呢？

基于上一年度的采购数据，选取了最具有代表性的B品牌20寸拉杆箱作为数据样本进行分析：

（▲B品牌20寸拉杆箱，上个采购年度基本数据）

（▲现阶段，B品牌20寸拉杆箱最优阶梯报价）

如果市场营销部门通过调整礼品清单，将箱包类礼品全部换成B品牌20寸拉杆箱，那么采购数量就会增加到30,000个，单价会下降到CNY 145.00。

（▲礼品清单调整前后单价及数量对比图）

（▲预计降本情况）

从预计的降本情况当中，我们可以看出，单单一个箱包类的调整都可以使年度降本目标完成近4成。

因此以规模采购为核心的5个解决方法对降本是十分奏效的。

03

确认时间

结合预计降本力度及实施难易程度对解决方案进行分类，确认解决方案实施的时间表。

（▲解决方案实施的时间表）

（▲降本力度及实施难易程度对解决方案分类图）

04

调整偏差

在解决方案的实施过程中时时监控，如果出现实际与预期效果不符的情况。要再次使用5Why分析法找出发生偏差的原因并及时调整。

当然，在实际运用的过程中，采购可以不用拘泥于只询问5次的规定，只要能够找到关键的影响因素，询问3次或者6次甚至更多都是可以的。

另外，5Why分析法除了用于降本，也可以用于采购风险分析，对于控制风险也是有十分显著的效果。

作为采购，希望大家可以熟练掌握，并且运用到实际的工作当中去，为自己职业生涯的发展，增加一把利器！